L’obbligo di fatturazione elettronica nel formato XML SDI che abbiamo adottato ormai da mesi, sarà presto affiancato da altri due standard, entrambi XML:
- Cross Industry Invoice (CII);
- UBL 2.0 sviluppato nell’ambito del progetto PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line).
Di fronte al dubbio su quale dei due standard adottare, una buona risposta la si trova di sicuro nell’infrastruttura PEPPOL.
A differenza del formato XML SDI, che copre il solo documento Fattura e i cui tag sono in italiano, lo standard PEPPOL, invece, è un linguaggio che mappa più di sessanta documenti, tra i quali l’ordine, il DDT e la fattura. PEPPOL nasce e si sviluppa in tutta Europa per essere uno strumento di supporto a tutte le relazioni B2B (in particolare verso la PA). L’efficacia di PEPPOL è già oggi testimoniata dall’esperienza dell’Emilia Romagna, che ne ha fatto lo strumento cardine attorno al quale gestire le relazioni B2B con gli enti regionali della Sanità, obbligando l’uso del formato elettronico dall’invio dell’ordine, allo scambio dei DDT, fino alla fatturazione.
A partire dal 1° ottobre 2019 tutte le PA inizieranno a gestire ordini elettronici scambiati con i loro fornitori attraverso il Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO). L’infrastruttura di trasporto PEPPOL costituisce uno delle modalità attraverso cui è possibile inviare e ricevere documenti a NSO. Il processo di trasmissione degli ordini per il tramite di NSO è schematizzato nella figura che segue:
Il DMEF del 7 dicembre 2018, sancisce le modalità e i tempi per attuare le disposizioni in materia di emissione trasmissione degli ordini elettronici, nonché della loro esecuzione (DDT e SAL), relativi agli acquisti di beni e servizi degli enti del Servizio Sanitario Nazionale. Sono chiamati in causa anche i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti, e i loro fornitori di beni e servizi.
Ad oggi sono state pubblicate solo le regole tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici, ma mancano quelle relative ai DDT e agli altri documenti legati all’esecuzione degli ordini.
I soggetti coinvolti non sono, dunque, solo gli enti pubblici, ma anche tutti i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti.
Le tipologie di ordine interessate dall’obbligo sono sia quelle relative agli acquisti di beni e dispositivi medicali, sia quelle per l’acquisto di servizi.
Le fatture elettroniche emesse a fronte di un ordine elettronico, dovranno obbligatoriamente riportare gli estremi dei documenti secondo le modalità stabilite nelle linee guida in attesa di pubblicazione.
I soggetti coinvolti dall’obbligo possono utilizzare NSO anche in via sperimentale, secondo le regole tecniche e le linee guida richiamate dal DMEF del 7 dicembre 2018; inoltre è data facoltà agli stessi soggetti di anticipare la decorrenza dell’obbligo, previo accordo tra le parti acquirenti e fornitrici.
Dal punto di vista tecnico, il MEF ha scelto di adottare come formato elettronico strutturato standard il linguaggio XML UBL. Una scelta condivisibile e di respiro internazionale, dal momento che XML UBL è uno dei due formati (insieme a XML CII) identificati dalla Commissione Europea come riferimento nel percorso di graduale introduzione del Mercato Unico Digitale Europeo.
Il progetto si pone l’obiettivo di garantire efficienza e tracciabilità nel processo di acquisto. La digitalizzazione del ciclo d’acquisto permette di monitorare il processo, verificando in tempo reale gli ordini effettuati e i costi relativi. Nel contesto Sanitario nazionale, inoltre, sarà possibile tenere sotto controllo l’andamento della spesa pubblica.
I vantaggi saranno tangibili anche per chi riceve l’ordine. La gestione dell’ordine elettronico strutturato porta alla riduzione delle attività di data entry, all’azzeramento degli errori manuali e all’importazione automatica dei dati con conseguente ottimizzazione dei processi.
Gli attori coinvolti nello scambio con NSO sono i seguenti:
- il Cliente o PA, ossia la pubblica amministrazione che acquista beni e/o servizi o un soggetto che la rappresenta;
- il Fornitore o OE, ossia l’operatore economico che fornisce beni e/o servizi o un soggetto che lo rappresenta;
- l’Intermediario, ossia il soggetto o il sistema che gestisce per conto del Cliente e/o del Fornitore, interamente o in parte, il processo di creazione, invio, ricezione ed elaborazione dei Messaggi.
Gli attori e le diverse funzioni che possono assumere, sono descritti nello schema seguente:
I documenti previsti dalle regole tecniche pubblicate dal MEF sono i seguenti:
- l’Ordine, che rappresenta l’ordine di acquisto di beni e servizi emesso dal Cliente (Mittente) e indirizzato al Fornitore (Destinatario);
- l’Ordine pre-concordato, che rappresenta l’ordine di acquisto di beni e servizi, emesso dal Fornitore (Mittente) invece che dal Cliente (Destinatario), in accordo con quest’ultimo;
- la Risposta, con cui il Fornitore (Mittente) può, alternativamente:
- accettare l’Ordine ricevuto dal Cliente (Destinatario);
- declinare l’Ordine ricevuto dal Cliente (Destinatario);
- apportare delle modifiche all’Ordine ricevuto dal Cliente (Destinatario);
- l’Ordine di riscontro, con cui il Cliente (Mittente) può, alternativamente:
- confermare una Risposta con modifiche o un Ordine pre-concordato inviati dal Fornitore (Destinatario);
- declinare una Risposta con modifiche o un Ordine pre-concordato inviati dal Fornitore (Destinatario);
- sostituire una Risposta con modifiche o un Ordine pre-concordato inviati dal Fornitore (Destinatario).
Salvo che non sia previsto diversamente da norme, usi commerciali o accordi tra le parti, la Risposta e l’Ordine di riscontro sono emessi solo se necessari.
Attraverso questi Documenti possono essere realizzati i seguenti tre processi di business:
- Ordinazione semplice, in cui può essere utilizzato un solo tipo di Documento (l’Ordine);
- Ordinazione completa, in cui possono essere utilizzati tre tipi di Documento (l’Ordine, la Risposta e l’Ordine di riscontro);
- Ordinazione pre-concordata, in cui possono essere utilizzati due tipi di Documento (l’Ordine pre-concordato e l’Ordine di riscontro)
