Con la Risoluzione n.46/E del 10 aprile 2017, l’Agenzia delle Entrate chiarisce il dubbio di un contribuente che chiede se sia conforme alle disposizioni contenute negli articoli 25 e 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, negli articoli 17 e 74 del medesimo Decreto e nell’articolo 46 del D.L. 30 agosto 1993, n. 331 la procedura di seguito descritta volta ad evitare la stampa dei documenti (fatture e bolle doganali) ricevuti in formato digitale (esempio Pdf), con particolare riferimento a quei documenti per i quali la normativa vigente prevede a carico del cessionario/committente specifici obblighi ai fini dell’assolvimento dell’imposta sul valore aggiunto mediante integrazione del documento:
- numerare progressivamente i documenti in arrivo con un protocollo di arrivo formato da serie alfanumeriche ed univoche differenziate a seconda del formato del documento ricevuto (cartaceo o elettronico);
- nel caso di autofatture, ad esempio per servizi prestati da soggetti passivi extra UE, il protocollo di arrivo verrà apposto sulla fattura del prestatore extracomunitario, che sarà conservata in modalità sostitutiva unitamente all’autofattura emessa dalla società istante ai fini dell’assolvimento dell’IVA;
- integrare i documenti ricevuti in formato Pdf, per i quali la normativa vigente in materia prevede l’assolvimento dell’IVA da parte del cessionario/committente (esempio fatture per acquisti intracomunitari e per altri acquisti in regime di «reverse charge»), mediante la predisposizione di un altro documento, che verrà allegato all’immagine della fattura in questione, contenente sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della stessa;
- registrare le fatture di acquisto nel registro IVA mediante assegnazione di un numero progressivo;
- annotare nel registro IVA acquisti gli elementi previsti dall’articolo 25 del DPR n. 633 del 1972 ed il numero del protocollo di arrivo;
- completare la procedura di conservazione sostitutiva secondo quanto previsto dal D.M. 17 giugno 2014, apponendo la firma digitale dell’emittente prima del processo di conservazione;
- cestinare i documenti in formato cartaceo una volta completata la procedura di conservazione sostitutiva.
Nella fase di registrazione delle fatture di acquisto nel Registro IVA Acquisti mediante assegnazione di un numero progressivo IVA, devono essere annotati nel registro sia gli elementi previsti dall’art. 25 del D.P.R. n. 633/1972 che il numero di protocollo di arrivo corrispondente al documento, in modo da correlarlo al progressivo IVA. Secondo il parere di AE va tenuto e conservato anche il registro dei protocolli.
Di seguito si rappresenta uno schema riepilogativo sugli obblighi di tenuta e conservazione:
