Il passaggio da fattura analogica a fattura elettronica deve essere preceduto da una serie di riflessioni sulla gestione dei propri flussi di fatturazione e deve porre l’attenzione su alcune tematiche principali, soprattutto operative.
Di seguito, un prospetto sintetico su cui ragionare per affrontare preparati il cambiamento.
- Scegliere il canale di trasmissione
In questa prima fase è necessario valutare il volume del proprio ciclo attivo e passivo e scegliere di conseguenza l’opzione più adatta.
Per le piccole attività, la trasmissione tramite PEC continuerà ad essere la modalità ideale per dialogare con il SdI. Valutate attentamente il necessario controllo costante dei messaggi e dello spazio disponibile restante. Si renderà necessaria anche la conservazione digitale a norma dei messaggi PEC transitati sul vostro account.
Altra modalità “easy” è sicuramente l’area Fatture e Corrispettivi messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, previa richiesta di credenziali Entratel – Fisconline. Questa possibilità prevede il costante controllo dell’area personale per monitorare i flussi in uscita e soprattutto in entrata.
Ma sono possibili anche altre alternative, come l’accreditamento di un canale di trasmissione da e verso il SdI, via web service o FTP, preferibili se il numero di fatture gestite nell’anno è superiore alle centinaia. In quest’ultimo caso, sarà necessaria la presenza in azienda di strumenti tecnologici adeguati e di competenze informatiche qualificate.
- Codice Destinatario
Chi sceglierà di accreditare un proprio canale di trasmissione, potrà richiedere all’Agenzia delle Entrate un Codice Destinatario univoco di 7 cifre, concettualmente simile a quello già in uso per gli scambi con le PA e dovrà comunicarlo a clienti e fornitori.
Ai soggetti che sceglieranno la PEC invece, verrà associato il codice destinatario “0000000” e in fattura, nel campo “PecDestinatario”, dovrà necessariamente essere indicata la casella PEC a cui trasmettere la fattura.
In ogni caso, l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione del destinatario la fattura nella propria area personale della sezione Fatture e Corrispettivi.
- Affidarsi a un intermediario
Rimane sempre consigliabile la strada dell’outsourcing, ovvero la possibilità di affidarsi a un intermediario abilitato che si occupi dell’emissione e della ricezione delle vostre fatture, oltre che alla successiva conservazione delle stesse.
Gestendo la fatturazione elettronica internamente infatti, l’azienda si troverebbe costretta a formare il personale amministrativo sulle nuove procedure e sui diversi strumenti informatici necessari, con notevoli rallentamenti nelle mansioni quotidiane. Affidandosi a un intermediario, invece (scelto secondo requisiti minimi di affidabilità, sicurezza e professionalità), l’impatto sull’attività produttiva sarà sicuramente minore e, soprattutto, si evitano problematiche legate all’applicazione e all’interpretazione delle disposizioni normative in materia di fatturazione elettronica e di conservazione digitale, spesso troppo tecniche per i non addetti ai lavori.
Inoltre, gli outsourcer in materia di fatturazione elettronica dispongono di propri codici destinatario che possono mettere a disposizione dei propri clienti.
- Adeguare il tracciato XML
Il tracciato XML accettato dal SdI è un tracciato standard, ma questo non significa che non si possa piegare alle esigenze di chi ne fa uso: per esempio, le aziende solite ad inserire voci particolari in fattura potrebbero verificare, sempre prima del 1° Gennaio 2019, la possibilità di inserire nel tracciato campi opzionali nei quali inserire dati “personalizzati” di interesse dell’emittente o del destinatario.
Una volta presa confidenza con la nuova procedura, l’implemento di sistemi di controllo automatici – che, per esempio, diano errore se uno dei campi personalizzati non è valorizzato – diventerebbe fisiologicamente il passo successivo.
- Correggere i dati errati o incompleti
La mancata correttezza sintattica è tra i motivi principali per cui il SdI può scartare una fattura elettronica.
Oltre a far passare la fattura attraverso lo strumento di controllo messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e già attivo per le fatturePA, il contribuente può approfittare di questa fase di adeguamento dei sistemi prima dell’entrata in vigore dell’obbligo, per controllare le proprie anagrafiche clienti e fornitori e correggere preventivamente dati errati o incompleti, tipicamente partite iva e codici fiscali.
In questo modo si ridurrà sensibilmente la possibilità che le proprie fatture vengano scartate dal Sistema di Interscambio.
Infine, sarà bene ricordarsi di aggiornare i propri dati fiscali su carte intestate e siti web aziendali. In particolare, sarà importante aggiungere a denominazione, sede e partita IVA il proprio codice destinatario o la propria PEC, in modo da renderle di facile reperibilità per i partner economici.
